Desde a implantação da nota fiscal eletrônica (NF-e), a sua empresa é co-responsável pela validação dos documentos de seus fornecedores. Isso significa que a sua empresa precisa saber se o seu fornecedor já está enquadrado na obrigatoriedade ou não de uso do documento fiscal eletrônico. Se o fornecedor estiver dentro da obrigatoriedade, mas ainda emite a nota tradicional em papel, sua empresa deverá exigir o documento fiscal eletrônico.
Para sua empresa não correr riscos, é necessário certificar-se do recebimento dos documentos fiscais corretos. Com o início do uso da NF-e, várias datas de obrigatoriedade foram instituídas, sendo que elas foram determinadas pelo CNAE (Código Nacional de Atividade Econômica) das empresas. Porém, desde o dia 1º de abril de 2011, a grande maioria das empresas passa a ser obrigada a emitir NF-e devido à venda para órgãos públicos ou devido a operações interestaduais – muitas empresas do varejo necessitam emitir notas interestaduais, principalmente em razão da devolução de mercadorias.
Em relação às operações em que seja obrigatória a emissão da NF-e, o destinatário deverá exigir a sua emissão, sendo vedada a recepção de mercadoria cujo transporte tenha sido acompanhado por outro documento fiscal. É importante que sua empresa saiba ainda que o cancelamento de NF-e só pode ocorrer mediante prévia autorização do Fisco e desde que a mercadoria não tenha saído do estabelecimento e no prazo máximo de sete dias. Tanto a empresa emitente quanto o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais.
Outro ponto importante diz respeito ao Ajuste SINIEF 07/2005, que determina que o destinatário deverá verificar a validade e autenticidade da NF-e e a existência da autorização de uso da NF-e. Este processo poderá ser realizado “manualmente”, através do portal nacional da nota fiscal eletrônica www.nfe.fazenda.gov.br (área de consultas => nota fiscal eletrônica), ou pode ser realizado de maneira automatizada, através de sistemas que validam a NF-e no momento do recebimento da mercadoria.
A Inventti oferece os produtos NFePACK e NFePACK gestão que realizam este processo de validação, armazenamento e checagem das NF-es pelo período possível de cancelamento pelo fornecedor, a fim de garantir que sua empresa esteja totalmente adequada tanto na emissão quanto na recepção dos documentos eletrônicos. Adicionalmente, os produtos CTePACK e CTePACK gestão, realizam o processo de emissão e recepção do CT-e (conhecimento de transporte eletrônico), que segue uma legislação semelhante à da NF-e.