O exemplo de uma experiência de controle manual de NF-es em uma empresa é mais um ponto interessante no livro de Roberto Dias Duarte, "Big Brother Fiscal, o Brasil na Era do Conhecimento - Como a certificação digital, Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) estão transformando a gestão empresarial".
A publicação mostra que o "Big Brother Fiscal na Era do Conhecimento" foi o primeiro livro a ser comercializado através da NF-e na empresa do autor. Roberto criou uma editora, Ideas@Work, e se candidatou voluntariamente ao processo de emissão de NF-e.
O livro relata que a primeira NF-e foi emitida em "produção", ou seja, com validade legal, dia 17/10/2008 utilizando o software gratuito da SEFAZ/SP.
Emitir NF-e foi mais fácil que o autor imaginava, mas passou por algumas dificuldades, apontadas na publicação:
"1)Emitindo NF-e com o software da SEFAZ/SP, a única operação informatizada da Ideas@Work era o faturamento. Os serviços contábeis da empresa são terceirizados, por isso, eu enviava ao escritório contábil todos os DANFE's (em formato .PDF) e outros documentos fiscais em papel. Eu mesmo emiti as 35 primeiras notas da empresa e percebi que: 1) O tempo médio de emissão de uma NF-e era de 15 minutos incluindo nesse tempo: cadastro do cliente, digitação da nota fiscal, geração do DANFE, exportação do XML e envio dos dois arquivos (DANFE e XML) para o cliente.
2) Quem emite a nota fiscal precisa ficar muito atento com as classificações fiscais e enquadramentos tributários pois o sistema não apresenta validações personalizadas.
3) Mesmo utilizando e-CNPJ tipo A1, o emitente de NF-e deve digitar a senha do certificado 2 vezes por nota: uma para assinar outra para transmitir.
4) Gerei um passivo tecnológico para minha empresa. As 35 NF-e’s que emiti estão no meu notebook, em um disco rígido externo e em um servidor de arquivos que tenho em casa. Agora, tenho que guardar esses arquivos por 5 anos. E o mais difícil: com segurança de acesso. Não gostaria de ver meus documentos fiscais expostos na Internet, nem sendo vendidos no mercado negro digital.
5) Por fim, compreendi que conciliar as informações contábeis, fiscais, financeiras e de faturamento seria uma tarefa monstruosa. Delegar essa tarefa para meu contador seria "dar um tiro no pé". Ele não conseguiria refletir na contabilidade a realidade das operações financeiras, de estoque e de faturamento. Problema de quem? Meu! Ao entregar, futuramente, a ECD e a EFD, eu teria problemas sérios."
"As dificuldades de todo esse controle relatadas pelo autor Roberto Dias Duarte mostram a necessidade das empresas possuírem um software adequado não somente para a emissão das Notas Fiscais eletrônicas, mas também para o armazenamento correto e gestão dessas NF-es geradas", avalia o Diretor Técnico da Inventti, Tibério César Valcanaia.