Todo transporte de mercadorias no nosso país deve ser registrado. Mas qual documento deve ser utilizado? O CT-e ou o MDF-e? A dúvida é bastante pertinente. Afinal, não faz muito tempo que os documentos eletrônicos foram adotados e sua utilização ainda gera muitas dúvidas, tanto para fornecedores quanto para compradores.

O fato é que a nossa legislação tributária é bastante complexa e exige sempre muito cuidado por parte das empresas. Qualquer erro ou equívoco pode resultar em pesadas multas e problemas com o Fisco. Para evitar que você tenha esse tipo de problema e possa realizar o seu transporte de cargas de acordo com o que exige a lei, vamos explicar em quais casos se usa o CT-e e em quais se usa o MDF-e. Mas para entender melhor seu funcionamento e importância, vamos antes nos aprofundar nos documentos eletrônicos.

Os Documentos Eletrônicos

Toda circulação de mercadoria ou prestação de serviço no Brasil necessita de uma nota fiscal por parte do contribuinte. Isso foi estabelecido no Convênio ICMS s/nº, de 1970, que faz a regulamentação da emissão de documentos fiscais. Da sua origem até hoje, foram diversas as mudanças realizadas nos processos de recebimento e emissão de documentos fiscais, sempre, no entanto, mantendo sua natureza de regularizar transações comerciais de uma forma confiável.

As primeiras Notas Fiscais eletrônicas (NF-e) foram emitidas em setembro de 2006 e a partir do ano seguinte, foi instituído o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). O SPED tem como finalidade agrupar os documentos contábeis e fiscais em um único sistema, tornando todo o processo mais ágil, transparente e reduzindo as chances de irregularidades.

Principais Documentos Eletrônicos

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Em todo o caso em que houver a movimentação de produtos, seja de venda ou devolução, ela precisa ser emitida.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Criada para substituir o cupom fiscal, é utilizada apenas no varejo.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)
Nota utilizada para garantir a realização e prestação do serviço contratado.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Destinado à fiscalização do transporte de cargas.

Manifesto de Documentação Eletrônica (MDF-e)
Documento que padroniza e formaliza os registros que devem ser entregues nos postos de fiscalização por empresas de transportes de cargas.

Existem outros documentos fiscais eletrônicos, mas esses são os mais utilizados. Agora que conhecemos mais sobre sua natureza, vamos conhecer em detalhes os dois destinados ao transporte de cargas, o CT-e e o MDF-e.

CT-e

Assim como a realização de transações comerciais exige um registro por escrito para sua validação, o transporte de cargas também precisa ser feito dessa forma. Mas quando o CT-e deve ser utilizado?

Se a entrega for intramunicipal, ou seja, dentro do próprio município de origem, o CT-e não precisará ser emitido. Nesse caso, o imposto que incide sobre sua mercadoria é o ISS (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza), visto que, em praticamente todos os estados, não há cobrança de ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) em operações de transporte realizadas dentro da própria unidade federativa.

Já quando o transporte é realizado para outros municípios, o CT-e precisa ser utilizado para fazer o registro da operação. O motivo é que nesses casos, existe a incidência de ICMS sobre a mercadoria transportada.

Como gerar o CT-e

O procedimento é bastante simples: o primeiro passo é a realização do cadastro na SEFAZ do seu estado. Em seguida, é necessário retirar um Certificado Digital. O Certificado Digital é uma ferramenta que garante a autenticidade da Nota Fiscal. Ele pode ser adquirido em uma Autoridade Certificadora. A SEFAZ aceita os tipos A1 (arquivo) ou A3 (cartão ou token). Para saber mais detalhes sobre a utilização do Certificado Digital e suas vantagens, leia nosso post: Vantagens do Certificado Digital A1.

Informações presentes no CT-e

Com exceção do estado de São Paulo, no CT-e deve constar apenas um destinatário. Só podem ser vinculadas ao documento as notas fiscais geradas por um mesmo emissor e que sejam enviadas ao mesmo destinatário.

Quanto à alíquota do ICMS, isso é bastante relativo. Empresas em regime de Simples Nacional normalmente geram o CT-e sem o tributo, mas é necessário checar com o contador para saber o que realmente deve ser feito em cada situação.

Se alguma informação errada for inserida no CT-e, não é possível alterar o documento original, mas existem algumas operações utilizadas para corrigi-lo, como o CT-e de Anulação e o CT-e de Substituição. Se o documento precisar ser cancelado, o prazo é de 168 horas, exceto no estado do Mato Grosso, onde o prazo é de apenas 2 horas.

MDF-e

O MDF-e (Manifesto de Documentos Fiscais eletrônico) foi criado como uma forma de garantir que um determinado CNPJ esteja de fato envolvido em determinada transação comercial. Esse documento fiscal deve ser utilizado em casos de transporte de mercadorias interestadual, ou seja, para outros estados. Uma das particularidades do MDF-e é que ele agrupa todos os CT-es emitidos, ou seja, na hora da fiscalização não existe a necessidade de apresentar diversos documentos, bastando a conferência do Manifesto Eletrônico.

A emissão do MDF-e é obrigatória para todas as empresas que prestam o serviço de transporte e emitem o CT-e e/ou NF-e modelo 55 para levar suas mercadorias.

Como gerar o MDF-e

Para que a empresa possa gerar o MDF-e, é preciso que ela esteja credenciada como emissora de CT-e ou NF-e na Sefaz do seu estado. Também será necessário adquirir um Certificado Digital, seguindo os mesmos passos já citandos anteriormente. Depois, basta contratar um software para realizar a emissão, como os da Inventti.

CT-e ou MDF-e?

Em resumo, para sabermos quando usar cada um dos documentos, você precisa saber três passos principais:

1. O CT-e deve ser emitido para cada destinatário de municípios diferentes do de origem e fora do estado.
2. O MDF-e deve ser emitido quando a mercadoria for enviada para outro ou outros estados.
3. O MDF-e é um agrupador dos diversos CT-e e dispensa a apresentação deles.

Agora que você sabe a hora certa de usar um ou outro, fica muito mais fácil manter suas operações de acordo com o que exige a legislação fiscal e evitar multas que podem trazer prejuízos pesados para a sua empresa.

E se você deseja saber mais sobre os documentos eletrônicos, as diferenças entre cada um deles e em que situação eles devem ser usados, leia nosso e-book “Diferenças entre os documentos fiscais eletrônicos”.

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