5 estratégias simples para evitar o excesso de tempo em novos projetos

O desenvolvimento de um projeto de TI exige muitos recursos e foco, é necessário que várias pessoas estejam integradas no processo e preparadas para arcar com custos. A fim de evitar o desperdício dos recursos humanos e financeiros envolvidos no projeto, é interessante prestar atenção em alguns detalhes importantes que podem fazer a diferença no resultado final, confira abaixo algumas dicas:

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1- Defina o projeto com clareza

A primeira etapa de um projeto é a definição e o planejamento, neste momento é definido o escopo do projeto e nele são detalhadas todas as informações do que será feito para atingir o objetivo final. Como definir o projeto com clareza? Determine uma metodologia, existem metodologias tradicionais e outras mais funcionais e ágeis, estas facilitam o desenvolvimento do projeto. Continue sempre com a mesma metodologia até o processo estar finalizado.

Confira um passo a passo de como realizar o planejamento da melhor maneira possível:

  • Estar por dentro das necessidades do cliente: O gerente do projeto deve estar integrado com o cliente e a equipe. É necessário entender qual a expectativa do cliente para saber quais recursos serão necessários, saber se existem impasses políticos ou não a fim de estar por dentro de tudo. Esses impasses políticos estão relacionados a questões de direito empresarial, direito dos contratos e os princípios legais da gestão de projetos.
  • Definir o escopo do projeto: O gerente de projetos reúne as informações necessárias para o desenvolvimento do escopo do projeto e garante que o entendimento das mesmas seja mútuo entre todos os envolvidos.
  • Objetivo do projeto: Definir o custo, planejamento de horários específicos e a qualidade alinhado de um gerenciamento desses fatores é um dos objetos do projeto, lembrando que gerenciar é diferente de definir. O gerenciamento trata de níveis específicos de organização e consiste em um acompanhamento contínuo desses níveis, já definir é simplesmente tomar partida do que irá ser gerenciado. No entanto, os objetivos do projeto estão mais relacionados com o que esse produto realizará. Por exemplo: Reduzir os custos da empresa ‘’X’’, com a implantação do sistema ‘’Y’’, ou atender uma demanda ‘’Z’’ esperada pelo cliente.
  • Conhecer os riscos: É sempre bom levantar possíveis riscos e problemas que possam afetar o projeto a fim de evitá-los com antecedência, caso contrário, você pode comprometer os resultados desejados e ainda regredir.
  • Meios de comunicação: Devem ser estudados e analisados para serem escolhidos e usados corretamente os meios com que as informações serão distribuídas e a quem elas serão distribuídas.

 

O escopo

O escopo inclui todas as atividades previstas, como:

  • Quem será responsável por cada atividade;
  • O tempo estimado que cada etapa deve demorar;
  • Os custos envolvidos e eventuais variáveis que podem surgir e alterar a proposta inicial do projeto, chamado de PGE;
  • O plano de gerenciamento do escopo (PGE) que deve ser de fácil acesso e entendimento entre todas as partes.

Como podemos realizar o processo de planejamento do escopo? Veja abaixo:

 

Termo de abertura: O termo de abertura é composto por diversas informações: o custo, objetivos do projeto, o gerente do projeto que será designado, as restrições do projeto, o cronograma e as necessidades de negócios.

Requisitos: Os requisitos dizem respeito às necessidades do projeto.

Os limites: Aqui será definido o que estará ou não no projeto.

Como obter sucesso: Analisar os fatores que poderão ser cruciais para alcançar com sucesso o objetivo do projeto.

Entregas do projeto: Feito o escopo, é necessário fazer o fechamento. Define-se os aprovadores, que pode ser o responsável pelo projeto ou o patrocinador. A aprovação é solicitada e então o escopo é formalmente fechado para o projeto pode ser iniciado.

 

Investimento na primeira etapa

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Investir na etapa de definição e planejamento evita desperdícios de tempo na execução das atividades e aproxima muito o produto do projeto do esperado pelo cliente, além de evitar desperdício de recursos financeiros.

 

É melhor gastar um pouco mais de tempo planejando, para depois não ter que perder horas corrigindo possíveis erros. Perder tempo nos projetos, significa perder dinheiro. 97% das organizações de alto desempenho investem no planejamento de projetos e acreditam que é um ponto crítico no desempenho dos negócios(Capterra) . É necessário estabelecer um cronograma e relacioná-lo com custos, por exemplo, quanto tempo a equipe levará para aprender sobre determinado tópico. Fazer um mapeamento de todos os investimentos, como o custo das ferramentas que serão utilizadas, o gerenciamento da equipe e, claro, relacionar isso ao preço que irá somar ao custo do desenvolvimento do projeto. Aqui estão alguns modelos de planilha que podem ser usados para o controle dos recursos:

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2- Determine a equipe de colaboradores ideal

É importante definir qual a quantidade mínima de pessoas que precisam estar envolvidas no projeto para que ele seja desenvolvido no tempo esperado. Avalie se a empresa tem o número de colaboradores necessários, se eles estão adequados ao perfil do projeto, ou se é necessário fazer novas contratações. Lembrando que, quanto mais pessoas, maior o custo e maior o preço do desenvolvimento do produto. É necessário prestar atenção nas prioridades e analisar o que é melhor investir para que o projeto tenha o sucesso esperado.

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3- Estabeleça o tempo das atividades

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Defina o número de horas de trabalho para o projeto. Com esse tempo estipulado e com as ações para cada pessoa da equipe bem especificadas para cada etapa do projeto, é possível evitar desperdício de tempo e atrasos na entrega.

 

No decorrer do projeto, as avaliações devem ser constantes e regulares, para ter certeza que a equipe prevista está conseguindo cumprir as metas.

 

Se for observado que as ações definidas no espoco inicial não estão sendo cumpridas dentro do prazo determinado, é preciso agir rápido para tomar decisões como o redimensionamento de tempo para cada atividade e até alocar novos colaboradores na equipe. Para o controle do tempo é possível utilizar algumas ferramentas, os meios como a equipe vai se comunicar e registrar os dados importam muito para a agilidade do processo do desenvolvimento do projeto, confira:

  • Redmine: Possui uma interface simples e interativa que tem o objetivo de criar projetos e subprojetos;
  • Basecamp: é um gerenciador de projetos muito popular, funciona muito bem e tem um grande foco no usuário com uma interface impecável;
  • Pivotal Tracker: Uma ferramenta voltada para a gestão de projetos e desenvolvimento de software;
  • WebColab: O WebColab é uma ferramenta simplificada, com uma interface razoável, é voltada para a organização de projetos.

Essas são algumas ferramentas, é importante o gerente de projetos estar atualizado para conseguir reduzir os empecilhos e facilitar o desenvolvimento do produto.

 

4- Prepare-se para possíveis variáveis

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Mesmo investindo em planejamento, podem acontecer alterações no projeto. Existem muitas variáveis que podem gerar mudanças no escopo, como por exemplo novidades na legislação vigente e revisões estratégicas do cliente.

 

Se você já tiver listado a possibilidade de variáveis no início do projeto e também as ações previstas para lidar com elas, vai conseguir responder com agilidade com novas ações e evitar desperdício de tempo. É interessante associar os problemas que podem acontecer com a as soluções que podem ser tomadas para que você esteja preparado. Ou seja, as variáveis, as suas soluções e os custos extras que podem ocorrer devem estar presentes no planejamento do projeto.  O aumento do número de integrantes da equipe pode ser uma das consequências de alguma mudança, como a mudança de alguma lei, isso resultará na necessidade de solucionar o problema a fim de manter o prazo do projeto, o que não pode mudar. Aumentar a equipe não é a única solução, mudar de forma sútil o corpo do projeto  e o escopo também são caminhos viáveis.

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5- Fique atento às etapas mais longas

Na maioria das vezes, as etapas mais longas dos projetos são a execução e os testes. Na fase de execução é colocado em prática aquilo que foi planejado inicialmente. É aqui propriamente que o sistema é desenvolvido.

Nos testes, o sistema é apresentado ao cliente e validado pelos usuários antes da entrada em produção, assim chegando a etapa final, chamada Go-live, que significa a entrada do sistema em produção.

 

As etapas de testes e Go-live são sempre consideradas muito críticas, porque este é o final do ciclo de vida do um projeto de implantação. Nesse ponto o produto tem que estar maduro suficiente para atender às necessidades do cliente. Seguindo a linha de um planejamento funcional com o desenvolvimento de um bom escopo o tempo de Go live será alcançado com sucesso, levando em consideração que o gerente de projetos calculou todas as variáveis e custos é provável que o processo ocorra no tempo esperado

 

Sem problemas com o cliente

Prestando atenção nesses cinco itens, você consegue ajustar o planejamento do seu projeto para atender aos prazos estabelecidos, e contribuindo para que o produto final atenda as expectativas reais do seu cliente.

Conte para nós: em que etapas e que problemas você costuma encontrar nos seus projetos? Deixe aqui nos comentários as suas observações.

 

Finalizando

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Seguindo os passos de um bom planejamento, calculando o tempo, custos, variáveis, o caminho que o processo de desenvolvimento do projeto tomará com certeza será o esperado ou muito próximo. É importante procurar manter a simplicidade e transparência no projeto, seja nas ferramentas utilizadas ou no escopo, o desenvolvimento de um software com uma interface simples (LINK PRO MVP-DESENVOLVIMENTO DE SOFT…..) E funcional pode ajudar muito a concluir o projeto de forma rápida, o que levará a atingir o os objetivos e expectativas esperadas com sucesso.

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